Hol kezdjem? Sosem lesz vége….- hasítanak belém az érzések
Be kellene fejeznem egy prezentációt is, meg felhívni még pár embert… Vannak még megválaszolatlan emailjeim és még be is kell vásárolnom. Egy feladatsort is össze kellene még állítanom meg elutalnom a pénzt a telefonszámlára. Holnapra összekészítettem mindent az ovira? Röpködnek a gondolatok a fejemben, és közben egyre feszültebbé válok, hogy mennyi minden vár még rám…
Valószínűleg ismerős érzések ezek mindannyiónknak az ünnepek után. Hogy könnyebben menjen feladataink rendszerezése és időnk beosztása, bemutatnám röviden a David Allen nevéhez fűződő GTD - Getting Things Done („Intézz el mindent”) technikát.
A módszer univerzálisan felhasználható: tanár, egyetemista, vállalkozó, háziasszony, igazgató, tulajdonképpen bárki bármilyen foglalkozással jól tudja alkalmazni életében. Egy nagyon hatékony, előfordulhat, hogy sokak számára már saját maguk által ösztönösen is működtetett időgazdálkodási módszerről van szó, ahol a hangsúly a fókuszáláson és a rendszerszintű gondolkodáson van.
Ürítsük ki az elménket!
A módszer arra épül, hogy a még el nem intézett dolgaink újra és újra eszünkbe jutnak, mentális feszültséget okozva ezzel számunkra.
Ha vár ránk egy el nem készített prezentáció, hiába tudjuk, hogy ezzel kellene foglalkoznunk, mégsem vagyunk képesek rá, mert eközben az eszünkbe jut, hogy nem hívtuk fel a villanyszerelőt, nem vettünk kávét, nem vittük vissza a könyveket a könyvtárba és nem válaszoltunk egy üzenetre.
Ekkor elterelik a nagyobb feladatunkról (esetünkben a prezentáció elkészítéséről) figyelmünket ezek az ismételten felrémlő gondolatok, másrészt azon is gondolkodnunk kell, hogy ne felejtsük el ezeket a kisebb feladatainkat.
Agyunk kapacitását próbára teszik ezek a helyzetek, ráadásul folyamatosan azon szorongunk, hogy el ne felejtsünk valamit.
Erre a szituációra mondja a GTD módszere, hogy abban a pillanatban írjuk fel a teendőnket, amikor az az eszünkbe jut!
Egyrészt ekkor már rögzül is a tudatalattinkba a teendő, illetve nem okoz mentális feszültséget azzal, hogy újra és újra az eszünkbe jut. Ráadásul nem fogunk azon szorongani, hogy elfelejtjük, így a stressztől is meg tudjuk óvni magunkat.
Így lehetséges elménk tehermentesítése, hiszen ha rögzítettük a teendőket, ezáltal kiürítettük fejünkből, így nem kell már rajta folyamatosan agyalnunk. Érdemes a rögzítésre egy állandó „külső tárolót” (határidőnaplót vagy akár okostelefon jegyzettömbjét) használni, mert a cetlik sokaságában képesek vagyunk elveszni.
GTD - az ötlépcsős technika
- Gyűjtés
Korábbi cikkemben már említettem a célállítás fontosságát. Abban a pillanatban, ha van számunkra olyan fontos a dolog, hogy felírjuk, ezzel tulajdonképpen máris egy célt állítottunk fel saját magunk számára. Ezt a fázist gyűjtésnek nevezik ebben a módszerben, amikor is tulajdonképpen összegyűjtjük teendőinket. Mindent írjunk le, ami csak az eszünkbe jut!
- Feldolgozás vagy tisztázás
Ebben a szakaszban a korábban rögzített feladatainkkal a következőket tehetjük:
- ha már nem tartjuk fontosnak, kihúzzuk a listánkról,
- későbbre halasztjuk,
- ha nem nekünk kell feltétlenül megoldani, akkor delegáljuk valaki másnak,
- meghagyjuk „megoldandó feladatnak”,
- alkalmazzuk a vállalati világból átvett kétperces szabályt
Kétperces szabály: ha egy feladat megoldható két (vagy néhány perc) alatt, akkor azonnal csináljuk meg! Így a felesleges halogatástól is megóvjuk magunkat, illetve nem kell további fárasztó agyi kapacitást fordítanunk a feladatra. Természetesen ez nem azt jelenti, hogy egy munka kellős közepén kapott üzenetet azonnal neki kellene állnunk megválaszolni, megszakítva ezzel nagyobb munkafolyamatunkat. De ha van lehetőségünk egy feladat (e-mail, telefonhívás) gyors, azonnali elintézésére, ezzel memóriánkat a felesleges terheléstől kímélhetjük meg.
- Áttekintés, rendszerezés
Az előző lépésben kategorizált „megoldandó feladatainkat” tovább rendszerezzük abból a szempontból, hogy milyen sorrendben kívánjuk elvégezni őket.
A prioritás meghatározása fontos ebben az esetben. Közülük a pontos határidőhöz kötötteket tervezzük és írjuk be a naptárunkba.
Amelyik feladatnál nincs konkrét határidő, az „elvégzendő” feladattá válik.
Azok a feladatok, amik több lépésben oldhatók meg, kerüljenek egy úgynevezett „projektlistába”. Ezeknél érdemes melléírnunk, hogy mi a lesz a következő lépés a megoldásukhoz.
- Aktualizálás, reflektálás
A már megoldott feladatokat húzzuk ki ebben a szakaszban, illetve az „elvégzendő” feladatok közül érdemes kiválasztani az éppen következőt. Nagyon fontos része ez a technikának, hetente érdemes áttekinteni, hogy hol is tartunk teendőinkkel. Eközben az újabb feladatokat is elkezdhetjük feldolgozni.
- Végrehajtás
Ebben a szakaszban tulajdonképpen elvégezzük az első feladatot. Ha jól rendszereztünk, akkor mindig tudni fogjuk, hogy mi a következő lépés.
A fentiek csak a módszer egy rövid bemutatását tartalmazták, hiszen a szerző egy egész könyvet szentelt a leírásának. A fontossága abban rejlik, hogy sorrendiségét és rendszerszemléletét betartva nagyobb mértékben érezhetjük a kontrollt saját életünk felett, nem érezzük azt, hogy kifolyik kezeink közül az idő. Általa sokkal hatékonyabbnak élhetjük meg saját magunkat, önbizalmunk és önértékelésünk is növekedhet.
Felhasznált irodalom:
David Allen: Hatékonyságnövelés stresszmentesen – GTD (HVG Kiadó, 2015)
Szerző: Teveliné Horváth Melinda
okleveles pszichológus, pedagógus, terápiás kutya felvezető, life coach
https://www.facebook.com/tevelinemelinda/
- KAPOSVÁRIMAMI -
EZ IS ÉRDEKELHET
Nyerj időt az Imamival: legyen több időd a szeretteidre és magadra!
Ingyenes előadás és workshop a női időgazdálkodásról
Vidi Rita időgazdálkodási szakértővel
Az országban 6 helyszínen!
Bővebben ››
- A hozzászóláshoz regisztráció és bejelentkezés szükséges
